Comme le rappelle la déclaration universelle des archives adoptée en novembre 2011 par l’UNESCO « parce qu'elles garantissent l'accès des citoyens à l'information administrative et le droit des peuples à connaître leur histoire, les archives sont essentielles à l'exercice de la démocratie, à la responsabilisation des pouvoirs publics et à la bonne gouvernance ». Parce qu'elles permettent à chaque citoyen d'exercer son droit « de demander compte à tout agent public de son administration » (Déclaration des droits de l’homme et du citoyen, art. 15), elles doivent être conservées de façon raisonnée et étudiée.
Quelle que soit leur activité, les agents de la fonction publique produisent des documents qui doivent être gérés et archivés pour remplir efficacement leurs rôles : référer les décisions prises, rendre compte des activités menées, fournir des preuves, garder trace de l'histoire de l'institution...
La problématique de l'archivage s'inscrit dans le contexte réglementaire d'application de la circulaire du 26 mai 2010 relative à la gestion des archives des services déconcentrés et des établissements relevant de la protection judiciaire de la jeunesse.
Ce stage vise à sensibiliser les professionnels de l'encadrement et les agents chargés des opérations matérielles d'archivage aux responsabilités et aux enjeux de cette mission, ainsi qu'à leur transmettre les outils et les procédures nécessaires à l'optimisation de la gestion réglementaire des documents au sein de leur service.
- Identifier le cadre légal et réglementaire de l'archivage notamment à la PJJ.
- Identifier les activités et le rôle des acteurs de l'archivage, savoir situer son rôle dans cette chaîne.
- Apprendre à utiliser la circulaire du 26 mai 2010 pour mettre en oeuvre les procédure d'archivage.
- Les enjeux de l'archivage.
- Les caractéristiques des archives parmi la production documentaire des services.
- Le cadre légal et réglementaire.
- Les acteurs de l'archivage.
- Les modalités pratiques de conservation des archives au sein du service.
- La mise en oeuvre des opérations de tri.
- Apports théoriques et pratiques.
- Large place laissée à l'échange et à l'analyse de situations rencontrées par les participants.
- Découverte d'un service d'archives départementales pour mieux comprendre la fonction des archivistes départementaux, interlocuteurs incontournables des services dans les opérations d'archivage (sous réserve de la réalisation d'un partenariat).
- Possibilité de venir en binôme administratif en charge de l'archivage et responsable pour commencer à travailler le plan d'achirvage du service